بررسی و نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران

بررسی و نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران;نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران

بررسی و نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران

چكیده

برآوردها نشان می دهد، مدت زمانی كه در سازمانها صرف ارتباطات می گردد بین 50/0 درصد تا 90/0 درصد دامنه تغییر دارد، و اغلب اعضای سازمانها دست اندركار فرایند ارتباطند و پیوسته به كار جذب، ارزیابی و پخش و توزیع اطلاعات اشتغال دارند، و در این راستا ارتباطات و چگونگی جهت گیری آنها به سمت اهداف سازمانی از مسائل ضروری مورد توجه مدیران است و این توجه ناشی از ارتباط مؤثر با كاركنان و درك انگیزه های ارتباطی آنان، در توفیق مدیران در دست یابی به اهداف طراحی شده سازمان عامل مؤثر است. ارتباطات از جمله موضوعاتی است كه در علوم رفتاری و رفتار سازمانی از اهداف والایی برخوردار است و می تواند در عملكرد مدیران تأثیر عمده ای داشته باشد (محسنیان راد، 1369، ص 247).

روش پژوهش حاضر توصیفی و از نوع پیمایشی است و جامعه آماری كاركنان و مدیران سازمان ملی جوانان به تعداد 300 نفر كاركنان و 14 نفر مدیر دارای تحصیلات دیپلم تا فوق لیسانس در نظر گرفته شدند و تعداد نمونه به روش تصادفی طبقه ای 14 نفر از مدیران به علت كمی شمارش گردید و 169 نفر از كاركنان انتخاب گردیده است، ابزار پژوهش شامل دو پرسشنامه محقق ساخته بر مبنای چهار كاركرد ارتباطات رابینز بوده است.

اعتبار پرسشنامه با استفاده از ضریب آلفای كرونباخ برای مدیر 95/0 صدم اعتبار پرسشنامه كارمندان 97/0 صدم تعیین گردیده است.

برای تجزیه و تحلیل سؤالات پرسشنامه علاوه آمار توصیفی، آزمون t دو گروه مستقل مورد استفاده قرار گرفت. نتایج حاصل از سؤالات پژوهش به شرح زیر است:

1- بین فرآیند ارتباطات و عملكرد مدیران رابطه وجود دارد.

2- مدیران بر این اعتقادند كه كنترل رفتار سازمانی پرسنل از طریق آنها نسبتاً خوب انجام می شود.

3- مدیران بر این اعتقادند كه در پرسنل ایجاد انگیزه می كنند.

4- مدیران بر این اعتقادند كه عواطف و احساسات(روحیه) پرسنل چندان مهم تلقی نمی شود.

5- مدیران بر این اعتقادند كه انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری از طریق آنها نسبتاً خوب انجام می شود.

فهرست مطالب

عنوان صفحه

چكیده 1

فصل اول: كلیات پژوهش

1-1- مقدمه 3

2-1- بیان مسئله 3

3-1- هدف پژوهش 4

4-1- اهمیت ضرورت پژوهش 5

5-1- انگیزه پژوهش 6

6-1- سوالهای پژوهش 6

7-1- تعاریف عملیاتی 6

فصل دوم: ادبیات و پیشینه پژوهش

1-2- مبانی نظری پژوهش 11

1-1-2- سابقه تاریخی و نقش ارتباطات 12

2-1-2- ارتباطات چیست 14

3-1-2- تعاریف ارتباطات 15

4-1-2- هدف از برقراری ارتباط 17

5-1-2- انواع ارتباطات 18

6-1-2- محاسن ارتباطات غیر رسمی 22

7-1-2- شیوه های ارتباط 23

8-1-2- شکلهای ارتباط 25

9-1-2- فرآیند ارتباطات 29

10-1-2- الگوی ارتباطی برلو 31

11-1-2- ارتباطات سازمانی به عنوان یك فرآیند متقابل 31

12-1-2- موانع برقراری ارتباط 32

13-1-2- كاركردهای ارتباطات 33

14-1-2- نقش ادراك در ارتباطات 45

15-1-2- بازخور 47

16-1-2- ویژگی یك ارتباط مؤثر 49

17-1-2- رفتار تأثیر گذار چیست 50

18-1-2- نقش بیان مؤثر در ارتباطات 50

19-1-2- چگونگی اثر بخشی و ارتقاء ارتباطات 52

ارتباط مؤثرتر 52

21-1-2- نقش شما در بهبود ارتباطات 53

22-1-2- ارتباطات محور توسعه 55

23-1-2- پیشرفت ارتباطات 56

24-1-2- انواع ارتباطات در سازمان 59

25-1-2- اهمیت ارتباطات سازمانی 63

26-1-2- مدیریت ارتباطات سازمانی 65

27-1-2- اهمیت ارتباطات در مدیریت 65

28-1-2- ارتباطات و مشكلات مدیریت 69

2-2- عملكرد 70

1-2-2- مدیریت عملكرد 71

2-2-2- دیدگاههای تاریخی در مورد عملكرد 72

3-2-2- تعریف ارزشیابی عملكرد 73

4-2-2- سابقه مدل ACHIEVE 75

5-2-2- استفاده از مدل ACHIEVE 77

6-2-2- سه كنش مدیریت عملكرد 81

7-2-2- برنامه ریزی عملكرد 82

8-2-2- سرپرستی 83

9-2-2- مرور بر عملكرد 85

10-2-2- معیارهای عملكرد 85

11-2-2- تجدید نظر در عملكرد ممكن است عملكرد را كم اهمیت جلوه دهد 88

12-2-2- الگوی بهبود عملكرد مدیریت 92

3-2- پیشینه پژوهش 96

1-3-2- تحقیقات داخل كشور 96

2-3-2- تحقیقات خارج كشور 98

فصل سوم: فرایند پژوهش

1-3- روش پژوهش 105

2-3- جامعه آماری 105

3-3- نمونه و روش نمونه گیری 105

4-3- ابزار پژوهش 106

5-3- چگونگی تعیین روایی و پایایی ابزار پژوهش 107

6-3- روش تجزیه و تحلیل داده ها 107

فصل چهارم: تجزیه و تحلیل داده های آماری

1-4- مقدمه 109

2-4- توصیف داده ها 110

3-4- تحلیل داده ها 119

فصل پنجم: نتیجه گیری و پیشنهاد

1-5- بحث و نتیجه گیری 127

1-1-5- تفسیر سوال اصلی پژوهش 127

2-1-5- تفسیر سوالات فرعی پژوهش 127

1-2-1-5- تفسیر سوال فرعی اول پژوهش 127

2-2-1-5- تفسیر سوال فرعی دوم پژوهش 128

3-2-1-5- تفسیر سوال فرعی سوم پژوهش 128

4-2-1-5- تفسیر سوال فرعی چهارم پژوهش 129

2-5- نتیجه كلی 130

3-5- محدودیتها و مشكلات پژوهش 130

4-5- پیشنهادهای پژوهش 130

5-5- خلاصه پژوهش 131

منابع و مآخذ

فهرست منابع فارسی 136

فهرست منابع لاتین 139

ضمایم

پرسشنامه مربوط به مدیر

پرسشنامه مربوط به كاركنان

فهرست جداول

عنوان صفحه

جدول شماره (4-1) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب جنسیت 115

جدول شماره (4-2) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب میزان تحصیلات 116

جدول شماره (4-3) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب سابقه خدمت 117

جدول شماره (4-4) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب رشته تحصیلی 118

جدول شماره (4-5) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب سوال اول پژوهش 119

جدول شماره (4-6) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب سوال دوم پژوهش 120

جدول شماره (4-7) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب سوال دوم پژوهش 121

جدول شماره (4-8) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب سوال سوم پژوهش 122

جدول شماره (4-9) توزیع فراوانی پاسخگویان بر حسب سوال چهارم پژوهش 123

جدول شماره (4-10) شاخصهای آمار توصیفی سوال اول 124

جدول شماره (4-11) آزمون نمونه های مستقل سوال فرعی اول پژوهش 125

جدول شماره (4-12) شاخصهای آمار توصیفی سوال فرعی دوم پژوهش 126

جدول شماره (4-13) آزمون نمونه های مستقل سوال فرعی دوم پژوهش 126

جدول شماره (4-14) شاخصهای آمار توصیفی سوال فرعی دوم پژوهش 127

جدول شماره (4-15) آزمون نمونه های مستقل سوال فرعی دوم پژوهش 127

جدول شماره (4-16) شاخصهای آمار توصیفی سوال فرعی سوم پژوهش 128

جدول شماره (4-17) آزمون نمونه های مستقل سوال فرعی دوم پژوهش 128

جدول شماره(4-18) شاخصهای آمار توصیفی سوال فرعی چهارم پژوهش 129

جدول شماره (4- 19) آزمون نمونه های مستقل سوال فرعی چهارم پژوهش 129

جدول شماره (4-20) اولویت بندی عوامل به تفكیك مدیر و كارمند 130

فهرست نمودارها

عنوان صفحه

نمودار شماره (2-1) مفهوم فایول از پل ارتباطی 14

نمودار شماره (2-2) مدل فرایند ارتباطات 31

نمودار شماره (2-3) مدل برلو از ارتباطات 33

نمودار شماره (2-4) سیستم اطلاعات 45

نمودار شماره (2-5) مراحل مختلف فرایند تصمیم گیری 47

نمودار شماره (2-6) مدل ماهواره ای عملكرد سازمانی 77

نمودار شماره (2-7) موضع گیری برای عملكرد آینده 78

نمودار شماره (2- 8) ارتباط اجزای الگوی بام 98

نمودار شماره (2- 9) مدیریت عملكرد 100

نمودار شماره (4-1) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفكیك جنسیت 115

نمودار شماره (4-2) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفكیك میزان تحصیلات 116

نمودار شماره (4-3) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفكیك سابقه خدمت 117

نمودار شماره (4-4) توزیع فراوانی پاسخگویان به تفكیك رشته تحصیلی 118

نمودار شماره (4-5) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی اول پژوهش 119

نمودار شماره (4-6) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی دوم پژوهش 120

نمودار شماره (4-7) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی دوم پژوهش 121

نمودار شماره (4-8) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی سوم پژوهش 122

نمودار شماره (4-9) توزیع فراوانی پاسخگویان بر اساس سوال فرعی چهارم پژوهش 123

نمودار شماره (4-10) اولویت بندی عوامل به تفكیك مدیر و كارمند 130

نمودار شماره (4-11) اولویت بندی عوامل به تفكیك مدیر و كارمند 130

-1- مقدمه

در دنیای كنونی نقش ارتباطات در یك مجموعه، به عنوان یكی از عناصر اولیه مدیریت به شمار می رود. بنابراین به نظر می رسد با توجه به رشد روز افزون سازمانها از یك سو و پیچیدگی مباحث مدیریتی از سوی دیگر اهمیت نیاز به ارتباطات روزانه و موثر بیشتر می شود.

ارتباطات سازمانی شامل فرایندی است كه دو یا چند واحد از یك مجموعه از طریق تبادل نظر، اطلاعات مورد نیاز خود را مبادله كرده و از آنجایی كه ارتباطات از عناصر اولیه مدیریت است، مدیران باید در سطوح مختلف با افراد مجموعه و یا همطراز خود ارتباط موثر برقرار كنند.

ارتباطات موثر یكی از عناصر كلیدی موفقیت مدیران است چرا كه اطلاعات به عنوان یك ورودی با اهمیت در سیستم سازمانی و در سایه ارتباطات موثر وارد مجموعه شده و پس از راه یابی، نیازمند سیستم ارتباطی كارآمد خواهد بود، تا مورد پردازش قرار گیرد و همانند خون در شریان آن مجموعه جریان یابد.

بدیهی است ارتباط مدیران با افرادی كه در مجموعه تحت نظارت آنان انجام وظیفه می نمایند، باید به بهترین شیوه ارتباطی جهت نیل به اهداف آن مجموعه باشد چرا كه همه جوانب كار مانند آموزشی، ارجاع، ماموریت و ارزیابی عملكرد از طریق این ارتباطات صورت می گیرد.

بنابراین به نظر می رسد یك مدیر موفق با بهره گیری از روشهای اثر بخش ارتباطات برای افزایش كارایی مجموعه خود نقش ارزنده ای دارد.

هر جا كه ارتباطات موثرتر، بهتر و شفاف تر خواهد بود عملكرد مدیران هم نیز بهبود داشته و مطمئناً عكس این قضیه نیز به اثبات رسیده است (رحمانی ، 1369 . ص 26).

2-1- بیان مسئله

با توجه به این كه ارتباطات فرایندی محوری در تبادل اطلاعات بین اعضاء سازمان و بین سازمانی است و تعاملات قسمتهای مختلف را برقرار می كند بنابراین یك ابزار موثر در هماهنگ سازی كاربرد اثر بخش منابع انسانی تلقی می شود و در سازمانهایی كه فرایند ارتباطات به خوبی برقرار نشود آثار و تبعاتی را بدنبال خواهد داشت كه یكی از آنها می تواند در عملكرد مدیران موثر واقع شود.

تحقیقات نشان می دهد كه بسیاری از تعارضهایی كه بین افراد یا كاركنان یك سازمان پیش می آید ناشی از ارتباطات ضعیف و یا ارتباطات ناقص است. زیرا افراد هفتاد درصد ساعات كارشان را بصورت نوشتن، خواندن، صحبت كردن و یا گوش دادن صرف ارتباطات می كنند (رابینز ، 1998 . ص 310 ) .

یكی از موانع اساسی عملكرد موفقیت آمیز یك گروه یا یك سازمان فقدان ارتباطات اثر بخش است. اثر بخشی «ارتباطات» به دو دلیل برای مدیران اهمیت دارد. یكی آن كه مدیران كاركرد های مدیریت را بوسیله فرایند «ارتباطات» انجام می دهند و دیگر اینكه ارتباطات امری حیاتی است كه مدیران قسمت اعظم وقت خود را صرف آن می كنند (ابستونروفریمن ترجمه اعرابی و پارسیان ، ص 111).

بنابراین «ارتباطات» اثر بخش لازمه اثر بخشی هر گروه و سازمانی است زیرا از جمله عوامل سه گانه ای كه به عنوان معیارها و مقیاسهای «اثر بخشی سازمانی» برشمرده اند مهارتهای ارتباطی مدیریتی، مدیریت اطلاعات و ارتباطات می باشند (رابینز ترجمه کبیری ، 1376 . ‌ص 51).

واقعیت آن است که کشور ما به لحاظ جمعیتی ، از جوان ترین کشورهای دنیاست و نسل جوان بر اساس آمارهای موجود ، تقریبا نیمی از جمعیت کشورمان را تشکیل می دهد . از سوی دیگر ، جوانان سرمایه های اصلی جامعه ایران اسلامی محسوب می شوند که با بهره گیری صحیح از توانمندیهای آنان می توان تضمین کننده رشد و توسعه کشورمان باشیم .

بدیهی است که « سازمان ملی جوانان » مهمترین نهاد مسئوول در جهت فراهم اوردن فرصتها و تحقق نیازها و خواسته های جوانان می باشد لذا باید هر چه بیشتر به ارتباط این سازمان با نسل جوان اهتمام ویژه ای را مبذول داشت تا ازاین طریق بتوانیم در عرصه های گوناگون اجتماعی ، فرهنگی ، سیاسی و اقتصاید کشورمان نقش بسزایی را ایفاء کنند.

3-1- هدف پژوهش

1-3-1- هدف كلی: بررسی و مطالعه نقش فرایند ارتباطات در عملكرد مدیران

2-3-1- اهداف جزئی:

1- شناخت نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص کنترل رفتار سازمانی پرسنل .

2- شناخت نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص ایجاد انگیزه در پرسنل.

3- شناسایی نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص بیان عواطف و احساسات (روحیه پرسنل).

4- شناسایی نحوه عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان در خصوص انتقال اطلاعات به منظور تصمیم گیری در سازمان .

-3- روش پژوهش

با استناد به هدف اصلی بررسی و مطالعه نقش فرایند ارتباطات در عملكرد مدیران سازمان ملی می باشد لذا روش تحقیق توصیفی پیمایشی استفاده گردیده است. زیرا محقق قصد دستكاری در هیچكدام از متغییرها را ندارد .

2-3- جامعه آماری

جامعه آماری 314 نفر از كاركنان و مدیران سازمان ملی جوانان كه در سال 85-84 مشغول به كار می باشند كه از این تعداد 300 نفر كاركنان و 14 نفر مدیر می باشند.

3-3- نمونه و روش نمونه گیری

در این پژوهش با توجه به آمار تعداد افراد شاغل در سازمان ملی جوانان حجم نمونه انتخاب گردید بدین صورت كه از بین 14 نفر مدیر و 300 نفر كاركنان كه مشغول به فعالیت در سازمان ملی جوانان می باشند حجم نمونه مورد نظر براساس جدول مورگان شامل 14 نفر مدیر به علت كمی شمارش گردیده است كه این تعداد با حجم جامعه برابر می باشد و 169 نفر از كاركنان براساس جدول مورگان بطور تصادفی انتخاب گردیده است.

جامعه		نمونه
مدیر	14	14
كاركنان	300	169
جمع	314	183

جدول 3-1 مربوط به حجم جامعه و نمونه

4-3- ابزار پژوهش

برای جمع آوری اطلاعات مودر نیاز از دو پرسشنامه محقق ساخته استفاده گردید .

در این تحقیق برای بررسی نقش ارتباطات در عملكرد مدیران از مطالعه و تحقیق در كتابهای مختلف، خواندن بعضی از مقالات، روزنامه ها و پایان نامه ها و همچنین از دو پرسشنامه بسته پاسخ، (پنج گزینه ای) محقق ساخته كه یكی مربوط به مدیر و دیگری مربوط به افراد شاغل می باشد تهیه و استفاده گردیده است. كه پرسشنامه ای که مربوط به مدیر می باشد از 26 سوال با مقیاس پنج گزینه‌ای از خیلی زیاد تا خیلی كم مشخص شده است ارزش عددی خیلی زیاد 5 و خیلی كم 1 در نظر گرفته شده دامنه تغییرات در این پرسشنامه از 26 تا 130 می باشد كه هر چه افراد نمونه بیشتری دریافت كند نشانگر آن است كه از عملكرد بالایی برخوردار است كه هر كدام از این سوالها براساس یكی از اصول و كاركردهای ارتباطات در كتاب رابینز طراحی و تنظیم شده است و آنرا مورد تحلیل و بررسی قرار می دهد. پرسشنامه دیگر مربوط به افراد شاغل در سازمان است که تمامی شرایط پرسشنامه مدیران را دارا می باشد با این تفاوت که از ضمیر سوم شخص استفاده گردیده است .

سوال ( 1 ) كاركرد انگیزه ، عواطف ، كنترل ، تصمیم گیری

سوال ( 9-2 ) كاركرد كنترل

سوال ( 13- 10 ) كاركرد انگیزه و روحیه

سوال (15 – 14) كاركرد انگیزه

سوال ( 18- 16) كاركرد عواطف (روحیه)

سوال ( 26-19 ) كاركرد تصمیم گیری

براین اساس از مدیران و كارمندان سازمان ملی جوانان خواسته شده است تا درباره نقش ارتباط در عملكرد مدیران نظرات خود را بیان نمایند.

5-3- چگونگی تعیین روایی و اعتبار ابزار پژوهش

1-5-3- روایی

برای تعیین روایی سعی شده که سوالات پرسشنامه ها از متن کتابهای علمی تهیه شده باشد . همچنین سوالها به رویت اساتید راهنما و مشاور رسید و ایشان روایی آنها را تائید نمودند و در درجه سوم به 30 نفر از آزمودنی ها که به طور تصادفی انتخاب شده بودند پرسشنامه ها ارائه شد و از آنان نظر خواهی گردید و آزمودنی ها سوالها را خوب و مناسب ارزیابی نموده بودند.

2-5-3- اعتبار یا پایایی

جهت تعیین پایایی ابزار پژوهش این پرسشنامه بین 30 نفر از كاركنان و مدیران توزیع گردید و برای محاسبه ضریب آلفای كرنباخ پرسشنامه از نرم افزار SPSS استفاده شد نتایج حاصل محاسبه نشان می دهد كه ضریب آلفای كرونباخ برای پرسشنامه مدیر 95/0 صدم و كاركنان 97/0 صدم تعیین گردید و با توجه به به نتایج بدست آمده در این پرسشنامه به اجرای نهایی گذاشته شد.

6-3- روش تجزیه و تحلیل داده ها

در این پژوهش برای تجزیه و تحلیل داده‌ها پرسشنامه از آمار توصیفی و آمار استنباطی، آزمون t دو گروه مستقل برای مقایسه میانگین دو گروه استفاده گردیده است. زیرا از طرفی وجود دو گروه كاركنان و مدیران و از طرفی دیگر داده‌ها فاصله‌ای می باشند.

لینک دانلود و توضیحات فایل”بررسی و نقش فرآیند ارتباطات در عملکرد مدیران سازمان ملی جوانان و نهادهای تابعه شهر تهران”