کارآموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها

تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها;تعاریفی از سیستم

Systemتعاریفی از سیستم

1)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یكدیگر كه در جهت یك یا چند هدف معین گام بر می دارند.

2)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یكدیگر كه با انجام هر كدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام كلیه وظایف در سازمان كل هدف سازمان تامین می گردد.

3)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل كه در جهت یك یا چند هدف معین گام بر می دارند.

4)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی كه هر كدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد كه هر كدام از این فعالیت ها دارای گردش كاری هستند كه هر كدام از این گردش های كار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یك سیستم می رسیم.

5روش

عبارت است از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم انجام می شود.

شیوه

عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یك كار

9فیفنر ولین :

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا كردن راه حل مشكلات سازمان.

• تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.

10آلن دیویس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یك وظیفه و كار ستادی و تخصصی كه هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشیدن به كلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.

• ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى كند.

11نورمن بریش:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و كنترل كننده و هما هنگ كننده عملیات سازمان.

• تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى كند.

12چارلز هیكس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و كامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده كردن امور دفترى.

• كشف مسایل و مشكلات اداری در جهت بهبود وضع كل سازمان.

13تعریف كلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تكنیكى كه مدیران را از وجود مسایل و مشكلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یك از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشكلات كارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.

14وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

1)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل

2)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها

3)ارزیابى مدیریت

4)تهیه دستورالعمل های كتبى و مدون

5)تهیه و كنترل فرم ها

6)سیستم بایگانی اسناد و مدارك و پرونده ها

7)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم كار

8)اندازه گیرى كار

9)انتخاب وسایل اداری و دفترى

10)تجزیه و تحلیل جا و مكان

11)استقرار و پیاده كردن سیستم هاى جدید

12)توسعه و تحقیق

16

فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها كاملا منطبق با روش علمى است:

مراحل روش علمی تحقیق فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها

1)طرح مسئله 1 )تشخیص و بیان مشكل و تعیین حدود آن

2)تهییه و تنظیم فرضیه 2)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق

4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق

5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی 5)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید

6)تعیین اعتبار و نقد فرضیه6)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت

7)نتیجه گیرى و تهیه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

8)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه

17

• مرحله یك:تشخیص و بیا ن مشكل و تعیین حدود آن

1)تشخیص مشكل

1.ممكن است تجزیه و تحلیل كننده شخصا به وجود یك مشكل در سازمان پى ببرد.

2.گاهى مشكل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر

خواسته مى شود به مشكل رسید گى كند

3.گاهى در حین بررسى به منظور ساده كردن كار در سازمان تجزیه و تحلیل كننده متوجه مشكل مهمتر و اساسى تر مى شود.

2)بیان مشكل …آثار و علایم مشكلات علل مشكلات

1.اضافه كاری بیش از حد 1.كافى نبودن تسهیلات

2.افزایش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل كار

3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مدیریت متخصص

4.افزایش مداوم بودجه و هزینه 4.كافی نبودن تعداد پرسنل

5.فقدان صحیح مدیریت

3)تعیین حدود مشكل

هر چه دامنه مشكل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشكل مطلوب تر است

مرحله 2.تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

1)عنوان طرح یا نام مشكل : بررسى وضع حقوق و

Xمزایای كارمندان اداره

2)هدفها ى تجزیه و تحلیل : تجزیه و تحلیل میزان راندمان و كارایى كارگران و كارمندان قسمت تحویل كار در xسازمان

3)روش كار یا راههای بین هدف

4)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت : بهبود یك روش ممكن است سبب كاهش ساعات كار یك كارمند یا كارگر شود

20

5)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل

6)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح

• زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
• زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
• زمان لازم براى تهیه گزارش
• زمان لازم براى رفع مشكلات
• زمان لازم براى اجرا

21

7)هزینه اجراى طرح

• هزینه تكثیر اوراق
• هزینه تهیه كتب
• هزینه پرسنل
• هزینه وسایل و تجهیزات

22

8)تصویب طرح

طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی كه تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه كننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.

23

• مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات

1)جمع آورى اطلاعات

• نمودار و راهنماى سازمان
• مشاهده و مطالعه طریقه انجام كار
• مصاحبه با مدیران و كاركنان سازمان
• پرونده ها،اسناد،مدارك و فرمها

2)ثبت اطلاعات

24

• مرحله 4 .تجزیه و تحلیل اطلاعات

در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:

1.ضرورى بودن سیستم یا روش

2. نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش

3.امكان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش

4.مجرى یا مجریان سیستم یا روش

5.ابزار و وسیله انجام كار

25

• مرحله 5.تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید

1)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)

2)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى

• ساده بودن
• مناسب بودن
• امكان پذیر بودن
• قابل قبول بودن

26

3)ارزیابى راه حل جدید

1.تهیه فرمى براى ارزیابى راه حل پیشنهادى

2.طبقه بندى نتایج مفید و غیر مفید با توجه به درجه اهمیت

3.انتخاب راه حلى كه از نظر منابع و هزینه اسان تر،ارزآن تر و بهتر باشد.

4.ارایه راه حل هاى پیشنهادى به مدیران،مسئولان و مجریان آن

27

• مرحله 6.تهیه و تنظیم گزارش نهایى وارایه پیشنهاد ها جهت تصویب نهایى

1.جلد گزارش

2.نامه ضمیمه گزارش

3.صفحه عنوان گزارش

4.فهرست مندرجات

5.هدف تجزیه وتحلیل

6.خلاصه نتایج و پیشنهادات

7.تشریح جزیات تجزیه و تحلیل

8.نتایج و پیشنهادات

9.گزارش نهایى

10.امضای گزارش نهایى

28

• مرحله 7.اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

1)تعیین مسولیت ها

2)آشنا كردن پرسنل از ماهیت طرح

3)آموزش پرسنل

• آموزش در محل كار
• آموزش خارج از سازمان
• آموزش با استفاده از اجراى طرح آموزشى

29

4)تهیه برنامه اجرا

• نحوه استقرار طرح
• زمان استقرار طرح
• آمادگى سازمان براى استقرار فیزیكى طرح جدید

5)اجرا

• نقش سرپرستان طرح اجرایى
• نقش تجزیه و تحلیل كننده
• نقش عوامل اجرایى
• دوره استقرار طرح جدید
• میزان هزینه اجرا
• نقش عامل انسانى در مرحله اجرا

30

• مرحله 8.نظارت بر اجرا ى طرح و ارزیابی نتایج

1)نظارت بر اجرا

• جلوگیری از بروز اشكالات اجرائى و رفع معایب سیستم جدید
• تجدید نظر در طرح پیشنهادی و رفع معایب سیستم جدید
• بهبود سیستم یا روش جدید
• كسب اطلاعات در مورد نحوه ی اجراى طرح به منظورتهیه گزارش نتیجه اجرای طرح براى مدیریت سازمان

2)ارزیابى نتیجه

• هزینه
• تسهیلات و وسایل كار
• بازدید از طرز كار پرسنل
• بازگشت به سیستم یا روش قدیم

:

کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .

با استفــاده از روش

نمــودار جریــان كــار

در دانشگاه علوم پزشكی تبریز

فروردین ماه سال 86
صمد اقدام نیا
كارشناس امور اداری دانشگاه علوم پزشكی تبریز

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها

تكنیــك ها و فنـون سـاده كـردن كـار

مشـكل اساسـی اداره امـور سازمـان ها ایـن است كه مدیران باید منابع چهارگانه پول ، نیروی انسانی ، مواد و تسهیلات را كه غالباً محـدود و ناهماهنگ می باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری كنند . این عمل مستلـزم انجام دادن وظایفـی از قبیل : طرح ریـزی ، سازماندهی ، هدایت و رهبری ، هماهنگی و كنترل از طرف مدیران می باشد .

تكنیك ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مدیران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذكــور، در جهت تامین اهداف سازمــان بنمایند كه تكنیك تجزیه و تحلیل سیستمهاوروشها یكی از آنها بشمار می رود . كه معلـول علتهای متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغییر در فلسفه مدیریت است .

در تاریخ كشور ایران ، كوروش پادشاه هخامنشی از كسانی بود كه به توسعه و تكامل مدیریت كمك كرده است . عـلاوه بر نظریات كــوروش مبنی بر ضرورت طرح ریــزی ، تقسیــم كار بر مبنــای تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان یكی از نخستـین صاحب نظــران « مطالعــه در حركات » ، « طـرح استفاده صحیح از جـا و مـكان » و « حمل مواد » ثبت شده است .

تكنیك « تجزیــه و تحلیل سیستـم ها و روش ها » برای شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گــروه ، از تئوریهای علوم انسانـی و اجتماعــی استفاده می كنـد ، و بــرای تخصیص صحیــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تامیـن هدفهای دستـگاه ، از تئوریهـای علم اقتصـاد یاری می جویــد ، همچنین اصول علوم فیزیكی و ریاضیات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگی اجـزای تشكیل دهنـده سازمان ، بكار می بــرد . بعبارت دیگــر در تكنیك تجزیه و تحلیـل سیستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود یك روش خاص اكتفــا نمی شود ، بلكه بهبــود و اثــر تغییـر قسمتــی از یك سیستــم در مجموعــه آن سیستم ، مـورد بررسی قرار می گیرد .

• مطالعه و اندازه گیری دقیق زمان انجام هر جزء از كار .

  d ضرورت اعمال سرپرستی تخصصی در سازمان .

  d استاندارد و یكنواخت نمودن كلیه ابـزار و وسـایل و تشخیص بهترین شیوه در بكارگیری آنها .

  d تهیه و تنظیم دستورالعمل و راهنمای شرح وظایف و مشاغل برای كار كاركنان سازمان .

  d برقراری سیستم صحیح پرداخت متناسب با كیفیت كار .

اصــول پنجــگانه تیلــور

سیستــم:

واژه سیستـم با مفاهیـم بسیاری بكار برده می شــود مانند سیستم اقتصـادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری ، مكانیزه ( ماشینی ) و سیستم اطلاعات مدیریت و . . . در زبان فارسی نیز گاهی اوقات « سیستم » را بعنوان واژه ای متـرادف با كلمه های رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسی ) مورد استفاده قرار می دهند .

تعریف سیستم :

• سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یكدیگر كه با اجرای روشهای مزبـور ، قسمتـی از هدف یك سازمـان تامیـن می شــود . سیستم كارگزینی ( پرسنلی ) یك سازمان از روش های استخـدام ، ترفیعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگی و غیـره تشكیل می شـود . اجرای این روش ها ، موجب اجرای سیستـم پرسنلـی سازمان می شـود و اجرای سیستـم مزبور ، به تامیـن قسمتی از هدف سازمان كمك می كند .

• یك سری وظایف وابسته به یكدیگر كه با اجرای آنها ، قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد .

روش :

عبارت است از یك سری عملیات و مراحلی كه برای اجرای تمام یا قسمتی از یك سیستم ، انجام می شود . در هر روش ، نوع كار ، شخص یا اشخاصی كه عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند ، مراحلی كه باید طی شود ، و شیوه هایی كه باید بكار رود ، مشخص می شود . معمولاً روش انجام دادن هر كار به صورت كتبی تهیه و بعنوان مدرك رسمی در سازمان نگهداری می شود .

لینک دانلود و توضیحات فایل”کارآموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها”